Communication Notes -1
∆ પ્રત્યાયનનો અર્થ
- Communication શબ્દ લેટિન ભાષાના 'Communis', શબ્દ પરથી ઉતરી આવ્યો છે. જેનો અર્થ 'કંઈક વ્હેચવું કે આપ-લે કરવી.'
- Merriam Webster ની વ્યાખ્યા મુજબ કમ્યુનીકેશન એટલે a process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbols, sign or behaviour.
- Word - કોઈ લેખ લખીએ એટલે શબ્દોનો ઉપયોગ કરીએ.
- Sound - અવાજ દ્વારા પોતાના સંદેશને લોકો સુધી પહોંચાડવા.
- Sign - આપણે બોલ્યા વગર માત્ર ઈશારા દ્વારા પણ વાતચીત કરી શકીએ છીએ.
- Behaviour - કોઈ વ્યક્તિ સાથે આપણા સંબંધો સારા નહોય કે તેની સાથે આપણે ન બોલતા હોય ,ત્યારે બજારમાં જો એ વ્યક્તિ સામે મળે તો આપણે મોં ફેરવી લઇએ છીએ. આ એક ઇનડાયરેક્ટલી કમ્યુનીકેશન થયું કહેવાય. આપણી વર્તણૂંક ઘણું બધું કહી જતી હોય છે.
- આ બધાનો ઉપયોગ કરીને આપણે આપણી જાતની અભિવ્યક્તિ કરીએ છીએ.
- "Communicationનું મૂળ કામ ગેરસમજ ટાળવાનું છે." કમ્યુનીકેશન ન કરીએ તો મુ઼ંજારો ઉદભવે. માણસ તરીકે આપણે બીજાને સાંભળીએ એ જરૂરી છે.
- Communicationને ગુજરાતીમાં પ્રત્યાયન કહેવાય છે. પ્રત્યાયન વિશે આપણને સાદી સમજણ એટલે કે કશુક બોલવું કે કશુક લખવું. પરંતુ ઘણી વખત આપણે બોલ્યા વગર પણ પ્રત્યાયન કરતા હોઇએ છીએ.
- ઘણી વખત ઈશારાઓ કે સંકેતથી વાતચીત થતી હોય છે. ઘણી જગ્યાએ કેટલીક પ્રતિકાત્મક સાંકેતિક સુચનાઓ મુકેલી હોય છે. દા.ત. વોટ્સએપના ઇમોજી જેના દ્વારા કોઇ જાતની વાતચીત વગર પ્રત્યાયન થતું હોય છે.
- પ્રત્યાયન સંબંધોને સ્થાપિત કરે છે અને આયોજનને શક્ય બનાવે છે. દરેક સંદેશનો હેતુ અથવા ઉદ્દેશ હોય છે.
∆ પ્રત્યાયન ની વ્યાખ્યાઓ
કેટલાક વિદેશી શૈક્ષણિક સંસ્થાનો તથા વિદ્વાનોએ પોતાના મત પ્રમાણે પ્રત્યાયનની વ્યાખ્યા કરી છે. દરેક ની વ્યાખ્યા એના મત પ્રમાણે ખરી ઉતરે છે.
સૌ પ્રથમ આપણે કેટલાક વિદેશી શૈક્ષણિક સંસ્થાનોના શબ્દકોશો દ્વારા આપવામાં આવેલી પ્રત્યાયનની વ્યાખ્યાઓ જોઈશું.
Oxford Dictionary : The imparting of exchanging of information by speaking, writing or using some other medium.
બોલીને, લખીને કે અન્ય માધ્યમોના ઉપયોગ દ્વારા માહિતી પ્રદાન કરવી અથવા તો માહિતીની આપ-લે કરવાની પ્રક્રિયાને પ્રત્યાયન કહે છે.
Cambridge Dictionary : The process by which messages or information is sent from one place to another, or message itself.
એક એવી પ્રક્રિયા કે જેના દ્વારા સંદેશ અથવા માહિતી એક જગ્યાએથી બીજી જગ્યાએ અથવા એક વ્યક્તિથી બીજી વ્યક્તિને મોકલવામાં આવે અથવા તો સંદેશો આપમેળે જ પહોંચી જાય તેને પ્રત્યાયન કહેવામાં આવે છે.
Merriam Webster Dictionary : A process by which information is exchanged between individuals through a common system of symbol, signs or behavior.
એવી પ્રક્રિયા કે જેમાં પ્રતિકો, સંકેતો અથવા વર્તણૂકની સામાન્ય વ્યવસ્થા દ્વારા વ્યક્તિઓ વચ્ચે માહિતીની આપ-લે કરવામાં આવે છે.તેને પ્રત્યાયન કહે છે.
વિદ્વાનોએ આપેલી પ્રત્યાયનની વ્યાખ્યા
According to Newman and Summer,“communication is an exchange of facts, ideas, opinions or emotions by two or more persons”
Communication is also defined as intercourse through words, letters, symbols or messages and as a way through which the member of an organization shares meaning and understanding with another.
Newman અને Summerના મત પ્રમાણે "પ્રત્યાયન એટલે બે કે તેથી વધુ વ્યક્તિઓ વચ્ચે કોઈ ઘટના વિશેની માહિતી, વિચારો, અભિપ્રાયો અથવા લાગણીઓનું આદાન પ્રદાન."
આ ઉપરાંત પ્રત્યાયન એટલે શબ્દો, પત્રો, ચિન્હો અથવા સંદેશા દ્વારા થતો સામાજિક કે વેપારનો અરસપરસનો વ્યવહાર. જેમ કે કોઈ સંસ્થાનો સભ્ય બીજા લોકો સાથે તેનો અર્થ અને સમજણ વહેંચે છે.
According to Leland Brown, “communication is the transmission and interchange of facts, ideas, feelings or course of action.”
Leland Brownના મત પ્રમાણે "ઘટના કે હકિકત, વિચારો, લાગણીઓનું પ્રસારણ કે વિનીમય કરવાને પ્રત્યાયન કહે છે.
According to Allen Louis “communication is the sum of all the things one person does; when he wants to create understanding in the mind of another. It involves a systematic and continuous process of telling, listening and understanding.”
એલન લૂઇસના જણાવ્યા અનુસાર, "એક વ્યક્તિ કરે છે તે બધી વસ્તુઓનો સંચાર એ પ્રત્યાયન છે; જ્યારે તે બીજાના મનમાં સમજણ બનાવવા માંગે છે. તેમાં કહેવાની, સાંભળવાની અને સમજવાની વ્યવસ્થિત અને સતત પ્રક્રિયા શામેલ છે.
Ordway Tead thinks communication is a composite information given and received out of a learning experience. In this, certain attitudes, knowledge, and skills change, carving with them alterations of behavior, of listening effort by all involved, of a sympathetic fresh examination of issues by the communicator himself, of sensitive interacting points of view, leading to a higher level of shared understanding and common intention.
Ordway Tead વિચારે છે કે પ્રત્યાયન એ એક સંયુક્ત માહિતીનું આદાન પ્રદાન શીખવાનો અનુભવ છે. આમાં, અમુક વલણ, જ્ઞાન અને કુશળતા બદલાય છે, તેમની સાથે વર્તણૂંકના બદલાવ, બધા સામેલ દ્વારા સાંભળવાના પ્રયત્નો, સંદેશાવ્યવહાર દ્વારા જાતે જ મુદ્દાઓની સહાનુભૂતિપૂર્ણ નવી પરીક્ષા, સંવેદનશીલ સંવાદદાત્મક દ્રષ્ટિકોણની, ઉચ્ચ સ્તર તરફ દોરી જાય છે.
According to M. T. Myers and G.E. Myers, “communication refers to a special kind of patterning: a patterning which is expressed in symbolic form.” For communication to take place between or among people, two requirements must be met: (1) a symbolic system must be shared by the people involved (we need to speak the same language or jargon or dialects) and (2) the associations between the symbols and their referents must be shared.
M.T. Myers અને G.E. Myersના અનુસાર, " પ્રત્યાયન એક ખાસ પ્રકારની પેટર્નિંગનો સંદર્ભ આપે છે: એક પેટર્નિંગ જે પ્રતીકાત્મક સ્વરૂપમાં દર્શાવવામાં આવે છે." લોકોની વચ્ચે અથવા લોકોમાં વાતચીત થાય તે માટે, બે આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરવી આવશ્યક છે: (1) સંકળાયેલા લોકો દ્વારા એક પ્રતીકાત્મક સિસ્ટમ વહેંચવી આવશ્યક છે (આપણે સમાન ભાષા અથવા કર્કશ અથવા બોલીઓ બોલવાની જરૂર છે) અને (2) વચ્ચેના જોડાણો પ્રતીકો અને તેમના સંદર્ભો શેર કરવા આવશ્યક છે.
According to Katz and Kahn, “communication is the exchange of information and the transmission of meaning. It is the very essence of a social system of an organization.”
Katz અને Kahnના જણાવ્યા મુજબ, "પ્રત્યાયન એ માહિતીનું વિનિમય અને અર્થનું પ્રસારણ છે. તે કોઈ સંસ્થાની સામાજિક પ્રણાલીનો સાર છે."
As per Davis, “communication is a process of passing information and understanding from one another.”
Davis also believed that the only way that management can be achieved in an organization is through the process of communication.
ડેવિસ મુજબ, "પ્રત્યાયન એ એક બીજાથી માહિતી પસાર કરવાની અને સમજવાની પ્રક્રિયા છે."
ડેવિસ એમ પણ માનતો હતો કે કોઈ સંસ્થાનમાં વ્યવસ્થાપનની પ્રાપ્તિનો એકમાત્ર રસ્તો પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયા દ્વારા થાય છે.
Chester Barnard believes that “in the exhaustive theory of organization, communication would occupy a central place because the structure, extensiveness and scope of organizations are almost entirely determined by communication techniques.”
Chester Barnard માને છે કે "સંસ્થાના સંપૂર્ણ સિદ્ધાંતમાં, સંદેશાવ્યવહાર કેન્દ્રિય સ્થાન પર કબજો કરશે કારણ કે સંસ્થાનોનું માળખું, વ્યાપકતા અને અવકાશ લગભગ સંપૂર્ણ રીતે સંચાર તકનીકો દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે."
∆ પ્રત્યાયનના કાર્યો
1. માહિતીનું આદાન પ્રદાન કરવું
2. શિક્ષણ આપવું
3. સમજાવવું
4. મનોરંજન કરવું
5. ડિબેટ અને ડિસ્કશન
6. કલ્ચરલ પ્રમોશન કરવાનું (સાંસ્કૃતિક બઢતી/વિકાસ કરવાનું)
7. નેશનલ ઈન્ટીગ્રેશન (રાષ્ટ્રીય એકતા સ્થાપિત કરવાનું)
∆ પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયા અને તત્વો
- સંદેશાવ્યવહાર એ વિશ્વનો અસરકારક ભાગ છે. મૂળભૂત રીતે, વાતચીતની પ્રક્રિયા એક અસરકારક ભાગ છે જે આપણા માટે ખૂબ મહત્વપૂર્ણ છે.
- લોકો સાથે જુદા જુદા વિચારો, મંતવ્યો, લાગણીઓ, માહિતી વગેરે શેર કરવા અને તેમની સાથે સારા સંબંધ બનાવવાનો તે પ્રત્યાયનનો એક ભાગ છે.
- કોઈ વ્યક્તિ સારી ગુણવત્તાવાળું અને સારી કુશળ હોઇ શકે છે, પરંતુ, જો તેની પાસે અસરકારક વાતચીત કુશળતા નથી, તેથી, તે બહુરાષ્ટ્રીય કાર્ય કરશે નહીં અને તેનું કાર્ય પ્રક્રિયાથી અસંગત હોઈ શકે.
પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયા શું છે?
વ્યાખ્યા: વાતચીત એ એક એવી સિસ્ટમ છે કે જેનો આપણે વ્યવસાય દ્વારા દૈનિક જીવનમાં સામનો કરીએ છીએ. કોઈ પણ સત્તાવાર કાર્ય વગેરેમાં અન્ય લોકો સાથે સંપર્ક કરીએ છીએ. સામાન્ય રીતે, પ્રત્યાયન કોઈ પણ માહિતીને એક સ્થાન, જૂથ અથવા વ્યક્તિ દ્વારા એક જગ્યાએથી બીજી જગ્યાએ સ્થાનાંતરિત કરવાનું કાર્ય છે. આપણે જે પ્રક્રિયા દ્વારા વાતચીત કરીએ છીએ જેને પ્રત્યાયન પ્રક્રિયા કહે છે. તે કોઈપણ કાર્ય, સંચાલન અથવા કોઈપણ પ્રસંગને વિકસિત કરવાની ચાવી છે.
પ્રત્યાયનના તત્વો
- પ્રત્યાયન પ્રક્રિયાના 8 તત્વો છે. પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયા, Sender દ્વારા પસંદ કરાયેલ Channel દ્વારા તેની ગતિને અસર કરતી રીસીવર ઓવરપાવરિંગ અવરોધો માટે માહિતી અથવા સંદેશના પ્રદર્શનનો સંદર્ભ આપે છે. હવે, વાતચીત પ્રક્રિયાના 8 તબક્કાઓ જુઓ.
1. Sender
2. Message
3. Encoding
4. Channel
5. Receiver
6. Decoding
7. Feedback
8. Noise
- આ એક નિરંતર પ્રણાલી છે જેમાં મુખ્યત્વે Sender, Message અને Receiver જેવા ત્રણ તત્વો શામેલ છે.
- પરંતુ, ખરેખર, તે પ્રત્યાયન પ્રક્રિયામાં પૂર્ણ થવાના 8 તત્વો છે. ચાલો પ્રક્રિયા વિશેની વિગતો જોઈએ.
1. Sender : વાતચીત કરનાર સંદેશ પેદા કરે છે અને તેને સ્વીકૃત માટે આપે છે. સંદેશાવ્યવહારમાં Sender પ્રક્રિયાનો પ્રથમ સ્રોત છે.
2. Message : સંદેશ એ માહિતી, દૃશ્ય, વિષયો, વિચાર, સંવેદના, સંવેદનશીલતા વગેરે છે જે Sender દ્વારા પેદા થાય છે અને પછી તેની આગળ વધુ વાતચીત કરવાની યોજના હોય છે.
3. Encoding : Message ઘડી કાઢ્યા પછી Sender તેનું સંકેતીકરણ એટલે કે સંદેશમાં ચિત્ર, સંકેતો, લાગણીઓનું પ્રસ્થાપિત કરે છે. જેનાથી એક અર્થપૂર્ણ સંદેશનું સર્જન થાય છે.
4. Channel : તે પ્રત્યાયન પ્રક્રિયાનો મધ્ય ભાગ છે. મૂળભૂત રીતે, સંદેશ લેખિતમાં પહોંચાડવામાં આવી શકે છે. વાતચીત કરવા માટે કેટલાક મહત્વપૂર્ણ માધ્યમો જેવા કે ઇન્ટરનેટ, ટેલિફોન, ઇ-મેઇલ, પોસ્ટ, ફેક્સ વગેરે શામેલ છે.
- આજકાલ નેતાઓ Twitter, પ્રજા Facebook અને યુવાનો Instagramનો માધ્યમ તરીકે ઉપયોગ કરે છે.
5. Receiver : Receiver એ Senderની સામેની વ્યક્તિ છે. જેને કોઈ માધ્યમ દ્વારા Message પ્રાપ્ત થાય છે. Receiverને Message મળી જાય એટલે પ્રત્યાયનનો ઉદ્દેશ સફળ થાય છે.
6. Decoding : Decoding એ Sender દ્વારા મોકલવામાં આવેલા સંદેશમાં રહેલા ચિન્હો, ચિત્રો, લાગણીઓ વગેરેનું અર્થઘટન કરવાની પ્રક્રિયા છે.
7. Feedback : જ્યારે Receiver પ્રાપ્ત થયેલા સંદેશનું Decoding કરી તેને યોગ્ય રીતે સમજી લે છે. તે સંદેશના સંદર્ભમાં કોઈ પ્રતિસાદ એટલે કે Feedback આપે છે.
- ઉપરોક્ત સાતેય તત્વોનો સમન્વય થાય ત્યારે પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયા પૂર્ણ થતી હોય છે.
- આ એક પ્રત્યાયનનું ચક્ર છે જે સતત ચાલ્યા કરે છે. તેથી પ્રત્યાયનને ચક્રિય પ્રક્રિયા પણ કહીં શકાય છે.
8. Noice : Noice એ એક પ્રકારનો વિક્ષેપ છે. જે Sender દ્વારા મોકલવામાં આવેલી માહિતીના અર્થઘટનમાં ખલેલ ઊભી કરે છે.
- મનનો કોઈ પૂર્વગ્રહ, નબળું ટેલિફોન કનેક્શન, ખામીયુક્ત એન્કોડિંગ, અસ્પષ્ટ રીસીવર, સંદેશની નબળી સમજ, ઇન્ટરનેટ કનેક્શન લોડિંગ, વગેરે પ્રકારે Noice પેદા થતો હોય છે.
પ્રત્યાયનની પ્રક્રિયાનું મહત્વ
- આત્મવિશ્વાસ સાથે કામ કરવું : કોઈ ઓફિસમાં CEOએ કોઈ કામ કરતા પહેલા બીજા લોકો સાથે વાતચીત કરવી હોય ત્યારે આત્મવિશ્વાસ સાથે કામ કરવું પડે છે. આ વસ્તુ પ્રત્યાયન વગર સંભવ નથી.
- અન્ય લોકો સાથે સંકલન કરો : મેનેજર કર્મચારીઓને તેમના લક્ષ્યો, તેમની સફળતા અને તેમની વચ્ચેના સામાજિક સંબંધો વિશે કહે છે. મૂળભૂત રીતે, તે ઘણા કર્મચારીઓ અને વર્ગો વચ્ચે તાલમેલ સાધે છે.
- સામાજિક સંદેશાવ્યવહાર દરેક વ્યક્તિ અન્ય લોકો સાથે વધુ સામાન્ય રીતે વાતચીત કરી શકે છે જો તેઓ સારી રીતે વાતચીત કરી શકે. સામાન્ય રીતે આપણે સમગ્ર વિશ્વમાં ફેસબુક, સ્કાયપે, ઇમો અને તે પણ સામાજિક સાઇટ્સ દ્વારા અન્ય લોકો સાથે વાતચીત કરી શકીએ છીએ.
- સંચાલકીય યોગ્યતામાં વધારો કરે છે મેનેજિંગ ડિરેક્ટર ગોલ પ્રદાન કરે છે અને સહાયકોને કામ સોંપે છે. આ તમામ લાક્ષણિકતાઓમાં સંદેશાવ્યવહાર શામેલ છે. તેથી, ફેકલ્ટી અથવા કંપની મેનેજરોની ઝડપી કામગીરી માટે સંદેશાવ્યવહાર મહત્વપૂર્ણ છે.
- વધુમાં, વાતચીતનું વધુ મહત્વ છે. હકીકતમાં, વાતચીત કર્યા વગર આપણે દુનિયામાં કોઈ દિવસ ચાલી શકતા નથી. અમારો વ્યવસાય અને સત્તાવાર સંચાલન વધારવા માટે અમારે સંદેશાવ્યવહારની પ્રક્રિયા જાણવાની જરૂર છે.
ટિપ્પણીઓ
ટિપ્પણી પોસ્ટ કરો